En faktura kan ha riktig totalsum og likevel inneholde priser du ikke forventet. For å undersøke det trenger du et grunnlag per vare: hva som ble bestilt, hvilken pris som gjaldt og hvilken enhet fakturaen bruker.
Her går vi gjennom en enkel kontroll. Alle navn, priser og mengder i eksemplet er fiktive. Beløpene er oppgitt eks. mva., og frakt er holdt utenfor.
1. Finn prisgrunnlaget for bestillingen
Hent frem avtaleprislisten, prosjektavtalen eller tilbudet som gjelder innkjøpet. Se etter gyldighetsdato og eventuelle forbehold. En oppdatert liste som kom etter bestillingen, er ikke automatisk riktig sammenligningsgrunnlag.
Noter hvilken dato du bruker. Dersom fakturaen gjelder flere bestillinger, kan de ha ulike datoer. Mangler du opplysningene, bør det avklares før en forskjell presenteres som feil fakturering.
2. Sjekk at det er samme vare
Se på artikkelnummer, NOBB eller EAN der det finnes. Kontroller også produktnavn, type og mål. To plater med samme tykkelse kan ha ulike egenskaper. To trelastlinjer med samme tverrsnitt kan gjelde forskjellige kvaliteter eller lengder.
Et lignende navn er et mulig treff. Det er ikke i seg selv dokumentasjon på at varene er identiske. Hold usikre treff adskilt fra linjene du faktisk har kontrollert.
3. Sammenlign pris og mengde i samme enhet
Sammenlign netto enhetspris etter rabatt. Hvis fakturaen bruker pakker og prislisten bruker stykk, trenger du pakningsinnholdet. Hvis du sammenligner med kvadratmeterpris, trenger du også arealet per vare.
Kontroller mengden mot bestilling og leveransegrunnlag. En korrekt enhetspris sier ikke om antallet er riktig. Frakt og andre tillegg må vurderes ut fra de vilkårene som gjelder for leveransen.
4. Regn ut forskjellen
I dette eksemplet er varene bestilt 28. september og fakturert 5. oktober. Vi forutsetter at septemberlisten gjelder for bestillingen, og at produkt og pakning er identiske i fakturaen og prislisten.
| Vare | Mengde | Avtalt pris | Fakturert pris | Forskjell på linjen |
|---|---|---|---|---|
| Gips standard 12,5 mm | 320 m² | 38,50 kr/m² | 41,20 kr/m² | +864,00 kr |
| Stender 48 × 98 C24 | 600 lm | 21,00 kr/lm | 21,00 kr/lm | 0,00 kr |
| Skruer 4,2 × 55 | 12 pak | 185,00 kr/pak | 205,00 kr/pak | +240,00 kr |
| Sum | +1 104,00 kr |
Beregningen for gips er: 320 × (41,20 − 38,50) = 864 kroner. For skruene er den 12 × (205 − 185) = 240 kroner. Samlet forskjell blir 1 104 kroner.
Dette er en beregnet forskjell mot det valgte prisgrunnlaget. Det er ikke dokumentasjon på at en kreditnota allerede er godkjent eller penger spart.
5. Send et spørsmål som kan besvares
Oppgi fakturanummer, de aktuelle linjene og hvilket prisgrunnlag du har brukt. Be leverandøren bekrefte prisene eller forklare forskjellen. Dersom fakturaen skal korrigeres, kan dere avklare kreditnotaen på det grunnlaget.
Ta vare på svaret sammen med dokumentasjonen. Da blir det enklere å kontrollere at en eventuell korreksjon gjelder riktige varer og mengder.
Se hvordan fakturakontrollen i Prisly fungerer, eller gå gjennom et eksempel med fiktive data.