Du mottar en ny prisliste i oktober. Samme uke kommer en faktura for varer bestilt i september. Hvis du sammenligner alt med oktoberlisten, kan kontrollen gi et misvisende bilde.
Spørsmålet er hvilket prisgrunnlag som gjelder for den konkrete bestillingen. Det kan være en generell avtale, et prosjekttilbud eller en særskilt bekreftet pris. Datoene hjelper deg å finne grunnlaget, men erstatter ikke vilkårene dere har avtalt.
Skill mellom tre datoer
Bestillingsdatoen sier når ordren ble lagt inn. Leveringsdatoen sier når varene ble levert. Fakturadatoen sier når leverandøren utstedte fakturaen. I tillegg har prislisten en gyldighetsperiode.
Ikke behandle disse datoene som like. Se på avtalen eller ordrebekreftelsen når du avgjør hva kontrollen skal bygge på. Dersom det er uklart hvilken pris som gjelder, be leverandøren bekrefte det.
Et eksempel med to prisversjoner
Anta at avtalen i dette fiktive eksemplet bruker prisene som gjaldt ved bestilling:
| Opplysning | Eksempel |
|---|---|
| Septemberliste | 38,50 kr per m² gips, gyldig til 30. september |
| Oktoberliste | 40,00 kr per m² gips, gyldig fra 1. oktober |
| Bestilling | 28. september |
| Fakturadato | 5. oktober |
| Fakturert pris | 41,20 kr per m² |
Forskjellen mot septemberprisen er 2,70 kroner per m². Sammenligner du med oktoberprisen, ser du bare 1,20 kroner. Begge regnestykkene er enkle, men bare det første følger forutsetningen i eksemplet. Ved 320 m² blir forskjellen 864 kroner mot septemberlisten. Alle priser er fiktive og eks. mva.
Behold tidligere versjoner
Gi prisfilene navn du kan finne igjen, og noter hvilken leverandør og periode de gjelder. Ta vare på tidligere versjoner når du mottar en oppdatering. En dato i filnavnet kan være nyttig, men kontroller om den faktisk er en gyldighetsdato eller bare datoen filen ble sendt.
For prosjektpriser bør prosjektet følge med i registreringen. En god pris for ett prosjekt gjelder ikke nødvendigvis for et annet. Noter også hvilke varer og eventuelle mengder et eget tilbud omfatter.
Hva hvis ordredatoen mangler?
Se etter ordrebekreftelsen, bestillingsreferansen eller leveransegrunnlaget. Ikke fyll inn en antatt dato bare for å få kontrollen ferdig. En faktura kan dessuten samle flere bestillinger fra ulike dager.
I Prisly kan kontrollen bruke en tilgjengelig dato når ordredatoen ikke er kjent, blant annet fakturadatoen. Se derfor over referansedatoen som faktisk brukes. Legg inn riktig dato når du har dokumentasjon på den, og kontroller prisgrunnlaget på nytt.
Dokumenter avklaringen
Når du undersøker et prisavvik, ta med både varelinjen og listen eller tilbudet du sammenligner med. Da kan leverandøren se om dere legger samme avtale til grunn.
Et svar som avklarer pris og periode er nyttig også ved senere fakturaer. Oppbevar det sammen med bestillingsgrunnlaget, og oppdater opplysningene dersom dere har avtalt en annen pris.
Se hvordan prislisteimport fungerer, eller les guiden til kontroll av leverandørfakturaer.